Informação é poder; mas haja informação (e tempo para cuidar de tudo). O grande negócio é saber o que fazer com todos os estímulos que recebemos, por meio de e-mails e newsletter, a todo tempo, especialmente para quem trabalha com marketing e comunicação digital.

Todos os dias, há algo diferente, inovador e surpreendente. Bate até a sensação de que estamos com as síndromes da modernidade pós-mundo digital. Nomes engraçados ganharam contornos especiais nos últimos anos:

F.O.M.O. – do inglês Fear of Missing Out, isto é, o medo de estar sempre perdendo algo importante, algo sobre o qual temos de saber;

F.O.B.O. – do inglês Fear of Being Off-line, é aquele receio de não conseguir conexão, o que impossibilita a pessoa de realizar muitas de suas tarefas diárias;

F.O.D.A. – do inglês Fear of Doing Anything, ou seja, é a indecisão de seguir alguns passos justamente porque não se sente pronto ou embasado o suficiente para definir um caminho. Por fim, a pessoa acaba paralisada diante disso.

Parece piada, mas não é. Isso vem afetando muita gente no dia a dia das empresas. Como ficou difícil dar conta de tanta coisa acontecendo, todo profissional de marketing e comunicação digital precisa estar por dentro dos principais recursos, ferramentas, plataformas, conceitos e contextos para tomar as melhores decisões.

A culpa é do e-mail?

Sim, também. Uma das principais causas para tudo isso está no alto volume de e-mails que recebemos diariamente. Ainda que pesquisas indiquem que os jovens usam menos e-mails e prefiram as mídias sociais, o grosso da comunicação corporativa ainda é feito pelo velho e bom correio eletrônico. Além disso, boa parte da comunicação digital está atualmente sustentada em e-mail marketing.

Nas estratégias de comunicação, muitas propostas para atingir ou buscar o consumidor preferem o e-mail, seja para captação de cadastro nos sites ou em comunicação por inbound marketing, em que boa parte do diálogo entre marca e consumidor se dá por e-mail.

Gerenciar as newsletters que assinamos é parte fundamental para se manter atualizado e não ficar louco. Ainda não inventaram uma alternativa perfeita e não há receita de sucesso.

Os próprios desenvolvedores das principais plataformas de e-mail oferecem dicas e alternativas. É o caso, por exemplo, da Microsoft com o Outlook. A gigante de tecnologia explica como organizar sua caixa de entrada com ferramentas do software, inclusive para a versão na nuvem. O Google não deixa por menos e também orienta seus usuários a manter a caixa de e-mails em dia, especialmente para quem utiliza o GSuite, o plano corporativo.

Há muitas firulas que sequer sabemos que existem, contudo há uma alternativa que talvez seja mais simples. Dá um trabalhinho inicial em alguns casos, mas pode se tornar a melhor maneira de conseguir se atualizar: os agregadores. Houve um momento de ápice com o Google Reader, que acabou descontinuado, um hiato de alguns anos. Hoje, esse tipo de ferramenta volta a ganhar relevância nessa dura missão de organizar os dados e colocar a leitura em dia.

Opções úteis

Além de ajudar a colocar tudo em ordem, esses aplicativos podem auxiliar a dar uma boa limpada nos e-mails, para você dar atenção ao que realmente interessa na sua caixa de entrada. E quando quiser dar aquela geral sobre o que de mais importante está acontecendo, você migra para um agregador.

Feedly

Atualmente, é considerada por muitos a melhor aplicação. Disponível para desktop, Android e iOS, a apresentação se assemelha a de um e-mail. As configurações de visualização são simples e muitos dos maiores sites do mundo já estão cadastrados, isto é, podem ser encontrados diretamente pela busca, sem que seja preciso ficar cadastrando o código de RSS um por um. Permite também a organização de pastas por temas de seu interesse e o gerenciamento de cada feed para dentro delas.

Flipboard

Talvez tenha sido o principal responsável por “ressuscitar” os readers em geral. Trata-se de um App mobile que trouxe uma nova forma de visualizar as informações. Em alguns momentos, parece uma revista; em outros, com um aplicativo de qualquer um dos veículos de notícias que seja acompanhado. No smartphone, permite o cadastro a partir de temas de interesse e também a adição de alguns sites que se queira ler.

The Old Reader

É um agregador também bastante simples de se operar e para colocar a leitura em dia. Chegou a ficar fora do ar por um tempo e voltou com boas ferramentas e um excelente visual. Oferece recursos muito semelhantes ao Feedly, como a organização em pastas por temas. Veja como é simples de organizar as newsletters e sites que você assina para receber boletins.

Mais algumas opções

Existem diversas possibilidades, e somente a sua forma de se planejar para acompanhar as principais informações do mercado é que ajudará a definir qual a plataforma que melhor te atende. Confira algumas delas:

Newsblur
Digg Reader
Netvibes
NetNewsWire

Todos possuem alguns recursos só disponíveis em suas versões pagas, mas para começar a botar a casa em ordem os pacotes free já quebram um bom galho e certamente vão te ajudar a colocar os assuntos em dia.

Outras dicas para gerenciar os e-mails

E, se ainda assim, você não tem paciência para trabalhar com mais uma plataforma como um leitor de feeds e prefere gerenciar tudo mesmo pela sua plataforma de e-mail, seguem algumas dicas.

1. Pense antes de organizar

Não saia simplesmente criando pastas e distribuindo os e-mails. É importante planejar, a partir do histórico dos e-mails que você recebe, como será a estrutura de organização. Especialmente para, depois disso, saber onde encontrar cada coisa, quais dependem de algum tipo de ação, aqueles que exigem somente armazenamento e assim por diante.

2. Encare a caixa de entrada como um job

Quanto mais você deixar de limpar, maior vai ser a dor de cabeça. Evite acumular os e-mails na caixa de entrada. Ao recebê-los, já tome uma ação ou direcione para a pasta correta de destino (crie pastas com ações para determinar o que fazer com cada e-mail).

3. Use critérios claros e que façam sentido para criar pastas

Sem definir e planejar um modelo, você dificilmente vai encontrar o e-mail certo quando precisar dele. Evite ficar criando pastas e subpastas, porque acabam virando só um depósito de informações que nunca serão encontradas ou utilizadas.

4. Separe referências e crie um arquivo-morto

Muita gente costuma deixar e-mails de referência na caixa de entrada (por exemplo, uma pesquisa interessante e que serve para dar base para justificar aquele seu projeto). Determine uma pasta que poderá receber todo esse material. Além disso, para evitar que perca todo o seu histórico por problemas no computador, jogue num arquivo-morto os e-mails do ano. Trabalhe somente com os e-mails do período corrente.

5. Marcadores e regras podem auxiliar

Marcadores podem indicar ações a serem tomadas e o direcionamento de e-mails a partir de regras que podem economizar um bom tempo, não só para manter a caixa de entrada limpa, mas também para determinar o que é prioridade e o que pode ficar para depois.

Teste os agregadores e aplique algumas dessas regras. Você vai encarar a tua plataforma de e-mails de outra forma depois disso!